S’absenter sereinement du bureau grâce à l’externalisation d’accueil téléphonique

Quand je travaille la journée, je suis rarement assise pendant des heures derrière mon bureau. Je participe souvent à des réunions, je rencontre des clients lors de rendez-vous, je me déplace régulièrement … et cela me convient parfaitement ! Seulement, vous l’aurez peut-être compris, je suis peu joignable sur ma ligne fixe. Je prends toujours mon portable avec moi, mais je ne vais pas interrompre un rendez-vous pour répondre. Je laisse le répondeur s’enclencher et je m’en occupe après. Or, pour mon accueil téléphonique, c’est plus compliqué et mes collègues râlaient car ils étaient dérangés par les sonneries quand je m’absentais et ils devaient répondre à ma place pour être tranquilles. Et quand je revenais au bureau, je retrouvais des Post-it partout.

Ne plus devoir gérer cette tâche, un soulagement

Bref, à force, cela devenait pénible pour tout le monde, mes collègues comme mes clients. C’est pourquoi, après en avoir discuté avec ma hiérarchie, j’ai externalisé la gestion de mon accueil téléphonique chez un prestataire nommé Agaphone. Désormais, lorsque je quitte mon bureau, mes appels entrants sont directement pris en charge par des téléopératrices. La ligne est transférée vers un centre d’appels situé en France (je tiens à le préciser) donc mes collègues n’ont plus à supporter les sonneries. Et ils sont ravis de ne plus devoir répondre en mon nom. De mon côté, je suis soulagée de savoir que mes appels seront gérés par des pros et que j’aurai bien les messages de mes interlocuteurs. Quand j’ai beaucoup de dossiers à traiter au bureau, je recours également à cette solution pour avancer et être parfaitement concentrée.

Pouvoir partir en RDV en toute tranquillité

Avant, lorsque je n’étais pas à mon poste, j’avais peur de rater un message ou un appel important. Quelques fois, j’avais transféré mon accueil téléphonique vers mon portable professionnel mais ce n’était pas une bonne idée. Avec l’externalisation, tout est beaucoup plus simple et mieux gérer. Je pars l’esprit tranquille, je sais que mes clients seront bien reçus (ce qui n’était pas forcément le cas avec mes collègues, qui sont charmants mais légèrement mal aimables quand ils sont agacés). Je peux donc me concentrer sur mes RDV et en rentrant, rappeler mes interlocuteurs en ayant toutes les informations nécessaires (l’objet de l’appel, les coordonnées, si c’est important …etc.). Un gain d’efficacité donc !

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À propos

Etudiante en communication et marketing, je suis férue d'actualités ! L'information est ma passion avec entre autre la mode, les voyages, le cinéma … Découvrez mon univers sur Guidadom !

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